Politique de confidentialité
1. Préambule
Armateurs du Saint-Laurent (ci‑après « ASL », « nous »), association représentant des armateurs domestiques actifs sur le Saint‑Laurent, les Grands Lacs, l'Arctique et les provinces maritimes, accorde une grande importance à la protection des renseignements personnels des utilisateurs de son site Web.
La présente politique explique comment ASL collecte, utilise, communique et protège les renseignements personnels obtenus notamment par l'entremise de son site www.armateurs.ca et de tout site associé ou redirigé, dont www.armateurs-du-st-laurent.org, hébergés sur la plateforme Squarespace.
Cette politique tient compte des lois applicables, dont la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec), telle que modernisée par la Loi 25, ainsi que la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE/PIPEDA).
2. Responsable de la protection des renseignements personnels
ASL a désigné un « Responsable de la protection des renseignements personnels » chargé de veiller au respect des lois applicables et de cette politique au sein de l'organisation.
Cette personne supervise, entre autres, la gouvernance des renseignements personnels, la gestion des incidents de confidentialité et le traitement des demandes d'accès, de rectification ou de suppression.
Pour toute question ou demande relative à vos renseignements personnels, vous pouvez communiquer avec :
Responsable de la protection des renseignements personnels, Armateurs du Saint-Laurent, 271, rue de l'Estuaire, bureau 101, Québec (Québec) G1K 8S8, Canada.
Courriel : info@asl-sls.org
Téléphone : +1 418 648‑4378
3. Portée et application
La présente politique s'applique aux renseignements personnels collectés par ASL auprès des visiteurs de ses sites Web, des personnes qui communiquent avec l'organisation, des participants à ses activités et événements, ainsi que des membres et partenaires, lorsque ces renseignements sont recueillis dans le cadre de ses activités.
Elle ne s'applique pas aux renseignements personnels des employés d'autres organisations ni aux sites Web de tiers auxquels il est possible d'accéder par un lien à partir des sites d'ASL, lesquels sont régis par leurs propres politiques de confidentialité.
4. Quels renseignements personnels sont recueillis
Dans le cadre de ses activités, ASL peut recueillir les catégories de renseignements personnels suivantes, selon le contexte et dans la mesure nécessaire :
Renseignements d'identification : nom, prénom, fonction, organisation, langue de communication et secteurs d'intérêt.
Coordonnées : adresse postale, adresse courriel, numéros de téléphone et autres coordonnées professionnelles ou personnelles fournies.
Renseignements professionnels : employeur, rôle au sein de l'organisation, secteur d'activité et participation à des comités, groupes de travail ou projets liés au transport maritime.
Renseignements liés aux services d'ASL : information de membre ou de partenaire, inscriptions à des événements via Membri 365, préférences de communication, participation à des consultations ou sondages, le cas échéant.
Renseignements fournis dans les formulaires en ligne : contenu des messages envoyés par le formulaire de contact sur Squarespace, demandes d'information, candidatures ou autres communications transmises par courriel ou via nos systèmes.
Renseignements techniques : adresse IP, type de navigateur, système d'exploitation, pages consultées, date et heure des visites, et identifiants de témoins de connexion (cookies) ou technologies similaires, lorsque permis par la loi.
ASL ne collecte pas sciemment de renseignements personnels auprès de personnes de moins de 14 ans sans l'autorisation requise du titulaire de l'autorité parentale ou du tuteur, conformément à la loi.
5. Comment les renseignements sont recueillis
ASL recueille des renseignements personnels principalement dans les situations suivantes :
Lorsque vous remplissez un formulaire en ligne sur nos sites Squarespace (par exemple pour nous contacter, vous inscrire à une activité ou à l'infolettre).
Lorsque vous vous inscrivez à un événement, une billetterie ou une activité via notre système de gestion Membri 365.
Lorsque vous vous abonnez à notre infolettre Mailchimp.
Lorsque vous communiquez avec nous par courriel (via Outlook ou Teams), téléphone ou tout autre moyen de communication.
Lorsque vous participez à nos activités, événements, rencontres ou consultations, en personne ou virtuellement.
Lorsque vous naviguez sur nos sites Squarespace, au moyen de témoins de connexion, de journaux de serveur et d'outils d'analyse Web, sous réserve des paramètres de votre navigateur et de votre consentement lorsque requis.
Lorsque vous interagissez avec nos publicités ou contenu sur LinkedIn.
Lorsque cela est requis par la loi, ASL s'assure d'obtenir un consentement valide, libre et éclairé avant de recueillir, d'utiliser ou de communiquer des renseignements personnels.
6. Pour quelles fins les renseignements sont utilisés
ASL utilise les renseignements personnels recueillis uniquement pour les fins déterminées et légitimes suivantes, ou pour toute autre fin portée à votre connaissance au moment de la collecte :
Répondre à vos demandes d'information, commentaires ou questions via les formulaires Squarespace, courriel ou autres canaux de communication.
Gérer les relations avec les membres, partenaires et intervenants, y compris l'administration des adhésions, des facturations (Quickbook) et des services offerts via Membri 365.
Organiser, promouvoir et gérer des événements, formations, rencontres, billetterie et activités liés au transport maritime sur le Saint‑Laurent et au-delà.
Vous transmettre des communications, infolettres (via Mailchimp), invitations ou informations sur nos activités, nos positions et les enjeux touchant l'industrie, conformément à vos préférences de communication.
Gérer les prospects et les opportunités commerciales par l'entremise de HubSpot.
Produire des statistiques, analyser l'utilisation de nos sites Squarespace, améliorer nos contenus et services en ligne, et assurer la sécurité des systèmes et des informations.
Créer, partager et diffuser des contenus, infographies et matériel promotionnel via Canva pour nos communications publiques.
Respecter nos obligations légales, réglementaires ou contractuelles, notamment en matière de tenue de registres, de reddition de comptes et de gestion des incidents de confidentialité.
ASL ne vend pas les renseignements personnels et ne les utilise pas à des fins incompatibles avec celles décrites ci‑dessus sans obtenir, au besoin, un consentement supplémentaire.
7. Témoins de connexion (cookies) et technologies similaires
Nos sites Squarespace peuvent utiliser des témoins de connexion et des technologies similaires pour faciliter la navigation, mémoriser certaines préférences et compiler des statistiques d'utilisation.
Ces témoins peuvent être des témoins temporaires (de session) ou persistants, et peuvent être fournis par ASL ou par des fournisseurs de services tiers (par exemple Squarespace, outils d'analyse Web et services intégrés).
Selon la configuration de nos sites et les lois applicables, un bandeau ou module de gestion des témoins peut vous permettre d'accepter ou de refuser certaines catégories de témoins non essentiels. Vous pouvez également configurer votre navigateur pour refuser les témoins ou vous avertir lorsque ceux‑ci sont envoyés, mais certaines fonctionnalités du site pourraient alors être limitées.
Les renseignements recueillis par ces technologies sont généralement utilisés sous forme agrégée pour améliorer les contenus, mesurer la performance de nos communications et assurer la sécurité de nos systèmes.
8. Fondement juridique de la collecte et de l'utilisation
Selon le contexte, ASL peut traiter vos renseignements personnels sur l'un ou l'autre des fondements juridiques suivants, conformément aux lois applicables :
Votre consentement, lorsque la loi l'exige (par exemple pour l'envoi d'infolettres marketing via Mailchimp ou l'utilisation de certains témoins).
L'exécution d'obligations liées à un service ou à une relation avec vous, par exemple pour gérer votre participation à une activité, votre inscription via Membri 365, ou répondre à une demande via nos formulaires Squarespace.
Les intérêts légitimes d'ASL, notamment pour assurer la sécurité des systèmes, améliorer ses services, coordonner les activités de l'association et défendre ses droits, sous réserve de ne pas porter atteinte de manière déraisonnable à votre vie privée.
Le respect d'obligations légales ou réglementaires auxquelles ASL est assujettie.
9. Communication des renseignements à des tiers
ASL peut communiquer certains renseignements personnels à des tiers lorsque cela est nécessaire pour les fins décrites dans cette politique ou lorsque la loi le permet ou l'exige.
Dans tous les cas, seule l'information strictement requise est partagée et des engagements de confidentialité appropriés sont exigés, lorsque requis.
Les catégories de tiers pouvant recevoir des renseignements personnels comprennent notamment :
Fournisseurs de services technologiques et Web : Squarespace (hébergement et plateforme de site Web), Membri 365 (CRM et billetterie), Mailchimp (infolettre), HubSpot (gestion des prospects), Microsoft Teams et Outlook (communication), Quickbook (comptabilité), Canva (création et partage de contenu), LinkedIn (publicité).
Partenaires d'organisation d'événements ou de projets conjoints, lorsque la communication est nécessaire à la gestion de l'activité.
Conseillers professionnels (juridiques, comptables ou autres) liés par des obligations de confidentialité.
Autorités gouvernementales ou organismes de réglementation lorsque la loi l'exige, ou pour protéger les droits, la sécurité ou les biens d'ASL ou de tiers.
ASL ne communique pas sciemment de renseignements personnels à des tiers à des fins de prospection ou de marketing indépendants sans votre consentement spécifique. Les fournisseurs de services mentionnés ci-dessus se sont engagés à respecter les lois applicables en matière de protection des renseignements personnels.
10. Transfert de renseignements hors du Québec ou du Canada
Certains fournisseurs de services ou systèmes utilisés par ASL peuvent être situés à l'extérieur du Québec ou du Canada, ou y stocker des renseignements. Notamment :
Squarespace (site Web) utilise des serveurs situés principalement aux États-Unis.
Microsoft (Teams, Outlook) peut héberger des données en Amérique du Nord ou en Europe selon la configuration.
Mailchimp, HubSpot, Canva et LinkedIn peuvent utiliser des serveurs situés aux États-Unis ou ailleurs.
Membri 365 et Quickbook peuvent stocker des données selon leur infrastructure de serveurs.
Dans un tel cas, les renseignements personnels peuvent être assujettis aux lois de la juridiction où ils sont détenus, y compris aux demandes d'accès de la part d'autorités locales.
Conformément aux exigences de la Loi 25, ASL procède, lorsqu'il y a lieu, à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée avant de communiquer des renseignements personnels à l'extérieur du Québec et s'assure que des mesures de protection appropriées sont en place.
11. Durée de conservation
ASL conserve les renseignements personnels uniquement pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été recueillis, ou pour la durée requise par les lois et règlements applicables.
Lorsque les renseignements ne sont plus nécessaires, ils sont détruits, effacés ou anonymisés de façon sécuritaire, conformément aux principes prévus par la loi.
La notion d'anonymisation au sens de la loi implique que les renseignements ne permettent plus d'identifier directement ou indirectement la personne concernée et qu'ils sont irréversiblement dissociés de celle‑ci.
12. Mesures de sécurité
ASL met en place des mesures de sécurité physiques, techniques et administratives raisonnables afin de protéger les renseignements personnels contre la perte, le vol, l'accès non autorisé, la divulgation, la copie, l'utilisation ou la modification.
L'accès aux renseignements personnels est limité aux personnes qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions ou mandats pour le compte d'ASL, notamment aux administrateurs de Squarespace, Membri 365, Mailchimp, HubSpot, Canva, et aux gestionnaires de Microsoft Teams/Outlook.
Les mesures de sécurité sont adaptées à la sensibilité des renseignements concernés et sont revues périodiquement pour tenir compte des risques et de l'évolution des meilleures pratiques.
13. Vos droits à l'égard de vos renseignements personnels
Sous réserve des exceptions prévues par la loi, vous disposez notamment des droits suivants à l'égard des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet :
Droit d'accès : obtenir confirmation que nous détenons des renseignements personnels vous concernant et, le cas échéant, en recevoir une copie intelligible.
Droit de rectification : demander la correction de tout renseignement incomplet, inexact ou ambigu.
Droit de retrait du consentement : retirer votre consentement à l'utilisation ou à la communication de vos renseignements, lorsque le traitement repose sur ce consentement et sous réserve des obligations légales de conservation.
Droit à la cessation de diffusion ou à la désindexation, dans certaines situations prévues par la loi, lorsque la diffusion de renseignements vous concernant cause un préjudice sérieux à votre réputation ou à votre vie privée.
Droit de porter plainte auprès des autorités compétentes, notamment la Commission d'accès à l'information du Québec ou le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, selon le cas.
L'exercice de ces droits se fait en communiquant avec le Responsable de la protection des renseignements personnels d'ASL aux coordonnées indiquées à la section 2 de cette politique.
14. Traitement des demandes et plaintes
Toute demande d'accès, de rectification, de retrait de consentement ou de plainte relative à la protection des renseignements personnels doit être formulée par écrit et adressée au Responsable de la protection des renseignements personnels.
ASL peut demander des renseignements permettant de vérifier l'identité de la personne avant de donner suite à une demande, afin de protéger la confidentialité des renseignements.
Sous réserve des délais prévus par la loi, ASL s'efforce de répondre aux demandes dans un délai raisonnable, généralement dans les 30 jours suivant leur réception, et d'indiquer, le cas échéant, les motifs de tout refus total ou partiel.
15. Incidents de confidentialité
En cas d'incident de confidentialité impliquant des renseignements personnels (par exemple perte, accès non autorisé ou divulgation non autorisée), ASL évalue le risque de préjudice sérieux et met en œuvre les mesures nécessaires pour réduire les risques et prévenir la récurrence de l'incident.
Lorsque la loi l'exige, ASL avisera les personnes concernées et la Commission d'accès à l'information ou toute autre autorité compétente et, le cas échéant, tiendra un registre des incidents.
16. Modifications à la présente politique
ASL peut modifier cette politique de confidentialité de temps à autre afin de tenir compte, notamment, de changements technologiques, législatifs ou organisationnels.
La version à jour de la politique est publiée sur nos sites Web et la date de la dernière mise à jour y figure clairement.
En continuant d'utiliser nos sites ou de communiquer avec nous après l'entrée en vigueur d'une version modifiée de cette politique, vous reconnaissez avoir pris connaissance de celle‑ci.
Dernière mise à jour : 14 novembre 2025