POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE LA
PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

1. Mise en contexte 

La Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et la protection des renseignements personnels (RLRQ, c. A-2.1) (Loi), telle que modifiée par la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (LQ, 2021, c. 25) et les règlements adoptés en vertu de celle-ci, a pour objet d’encadrer l’accès aux documents et la protection des renseignements personnels détenus par les organismes publics. 

 

Dans le cadre de la poursuite de sa mission, l’organisation des Armateurs du Saint-Laurent (ASL) doit collecter, utiliser, conserver, communiquer et détruire des renseignements personnels concernant ses membres ou ses partenaires. Ces renseignements personnels sont confidentiels, à l’exception de ceux qui ont un caractère public aux termes de la Loi. ASL a donc la responsabilité d’en préserver la confidentialité et de se conformer aux obligations qui lui incombent aux termes de la Loi à leur égard, dont notamment obtenir le consentement des personnes qu’ils concernent avant de les communiquer à de tierces personnes. 

 

La Politique de confidentialité et de la protection des renseignements personnels vise à mettre en place des mesures concrètes à ces fins. 

 

2. Objectifs 

La Politique vise à encadrer la collecte, l’utilisation, la conservation, la communication et la destruction des renseignements personnels concernant les membres et les partenaires de ASL. 

 

3. Définition des renseignements personnels 

Les renseignements personnels désignent les informations concernant une personne physique et servant à l’identifier. Ils peuvent à titre d’exemple se rapporter au nom, aux coordonnées personnelles (adresse postale, numéro de téléphone, adresse électronique), aux coordonnées de son organisation, à sa date de naissance ainsi qu'aux informations relatives aux moyens de paiement de cette personne physique. 

 

Les renseignements personnels que ASL peut recueillir sont identifiés à la section 4.1. 
 

4. Collecte et utilisation des renseignements personnels 

4.1 La collecte des renseignements personnels 

ASL ne recueille des renseignements personnels que dans les seules limites de ce qui s’avère nécessaire à l’exécution de sa mission. 

 

Les situations dans lesquelles ASL est amenée à les recueillir sont les suivantes : 

• Inscription à la veille médiatique quotidienne et à la veille stratégique mensuelle

• Inscription en ligne ou par courriel aux événements de ASL

• Inscription au formulaire d’adhésion

• Et autres activités afférentes au conseil d’administration et comités s'y rattachant

• Gestion des employé(e)s (embauche, etc.). 

 

Les renseignements recueillis comprennent le prénom et nom ainsi que des informations relatives à l’organisation pour laquelle la personne travaille (nom, fonction occupée, adresse postale et courriel, numéro de téléphone professionnel, nombre d’employés). 

 

Des témoins (« cookies ») peuvent aussi être introduits sur l’ordinateur utilisé lors de la visite du Site internet de ASL. 

 

Les renseignements recueillis automatiquement lors de la visite du Site web (le moteur de recherche utilisé pour consulter notre site web ainsi que la langue) n’identifient pas personnellement la personne qui visite le Site web et ne sont pas associés à des renseignements de nature personnelle. 

 

4.2 L’utilisation des renseignements personnels 

ASL recueille des renseignements personnels pour les raisons suivantes: 

• Communications relatives à ASL

• Réponse à des demandes d’information et de support

• Inscription à des événements/ listes de diffusion

• Confirmation d’inscription à des événements/ liste de diffusion

• Gestion des paiements en ligne

• Pour fin de sondages 

 

ASL porte à la connaissance de tous que tous les renseignements personnels sont conservés que pour les fins indiquées ci-dessus. 

 

Les listes de renseignements personnels constituées ne sont pas partagées à des tiers, qu’ils soient ou non en lien avec les activités de ASL. ASL ne vend pas ces listes. Le seul objectif de ces listes est d’offrir un meilleur service et une meilleure compréhension des attentes et besoins des membres. 
 

4.3 Sécurité des renseignements personnels 

ASL veille à protéger les renseignements personnels contre le vol, la copie ou l’utilisation à des fins non autorisées. 

 

ASL limite l’accès aux renseignements personnels aux seules personnes requises en interne pour l’exécution des fins préalablement déterminées. 

 

Les renseignements personnels sont conservés grâce à des systèmes informatiques sécurisés et inaccessibles à des personnes non autorisées. 

 

5. Obtention de votre consentement 

Pour tous les renseignements personnels, ASL doit obtenir le consentement de la personne concernée avant ou au moment de les recueillir en énonçant les fins pour lesquelles ASL procède à la collecte de renseignements personnels. 

 

Lorsqu’une personne s’abonne à l’une des listes d’envoi par le biais de formulaires d’abonnement sur le Site web, la personne consent ainsi à ce que ASL recueille les renseignements personnels pour les fins citées ci-dessus. 

 

6. Limitation de l'utilisation des renseignements personnels, durée de leur conservation et destruction de ceux-ci 

Tous les renseignements personnels ne sont utilisés qu’aux fins déterminées au moment de la collecte. Toutefois, si ASL souhaite les utiliser à de nouvelles fins, elle devra à nouveau demander le consentement de la personne. 

 

ASL ne fera usage des renseignements personnels que pour la période essentielle aux fins listées ci-dessus. La Sodes ne fera usage des renseignements personnels que pour la période essentielle aux fins listées ci-dessus. ASL peut conserver les données personnelles aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les finalités pour lesquelles elles ont été collectées et conformément aux politiques de ASL relatives à l'utilisation des données personnelles. 

 

Nous conserverons les données personnelles plus longtemps lorsque nous y sommes obligés par les lois applicables, les exigences réglementaires et pendant le temps nécessaire à la protection et à la défense de nos droits. 

 

Par ailleurs, ASL s’engage à supprimer ou à détruire tous les renseignements personnels si la personne en fait la demande écrite, transmise par courriel ou voie postale, à l’adresse indiquée à la section 9 ou lorsque ces derniers deviennent obsolètes pour les fins déterminées. 

 

Lorsque les fins pour lesquelles un renseignement personnel a été recueilli ou utilisé sont accomplies, ASL détruit ce renseignement. 

 

7. Accès aux renseignements personnels 

ASL se doit de donner accès à une consultation des renseignements personnels de la personne visée si cette dernière en fait la demande. La personne peut ainsi demander d’y apporter toute correction ou suppression. ASL s’engage à effectuer les corrections conformément aux demandes dans un délai de 30 jours. 

 

Si une personne en fait la demande, ASL peut également l’informer de l’usage qui a été fait de ses renseignements personnels. 

 

8. Utilisation des témoins (ou « cookies ») 

ASL utilise des témoins ou « cookies » dans le but d’établir le trafic sur son Site web et faciliter ainsi sa navigation. 

 

Si une personne ne souhaite pas que des informations soient recueillies par les témoins, elle peut les refuser via la barre d’informations présente sur le Site web lors de votre première navigation. 

 

9. Personne responsable de la protection des renseignements personnels 

Le responsable de la protection des renseignements personnels de ASL est le Président-directeur général de l’organisation, Monsieur Saul Polo. 

 

10. Joindre ASL 

Toute personne ayant des questions relatives au contenu de cette Politique est invité à contacter, Monsieur Saul Polo, Président-directeur général de ASL, par courriel à Saul.Polo@armateurs.ca.